Introduction : la clôture rapide par CODA

Les applications ERP mySAP™ vous apportent des outils pour réaliser vos clôtures rapides, à travers la structure du module de comptabilité mais aussi son reporting et ses outils de consolidation. A présent, CODA – en complément des solutions SAP® - est allé plus loin en créant une solution logiciels pour gérer également les processus qui se déroulent en dehors de la comptabilité.

Fast Close by CODA vous aide à contrôler, accélérer et même automatiser des procédures généralement manuelles ou qui nécessitent de la saisie de la part de vos collaborateurs, ou impliquent d’autres systèmes du département finance, de l’entreprise ou même en dehors. Il apporte aux utilisateurs SAP une rationalisation et un meilleur contrôle de leur clôture, en les aidant à mettre en évidence leurs procédures de clôture et en leur permettant de les dupliquer, les contrôler et les auditer plus facilement.

Fast Close by CODA a été testé et certifié pour l’intégration avec SAP NetWeaver® Portal et peut être mis en œuvre avec vos solutions SAP en quelques jours.

La clôture de fin de mois est particulièrement chronophage et exigeante pour les équipes financières, même pour celles qui utilisent les produits SAP. Grâce à notre expérience unique de la fonction comptable et financière, associée aux innovations technologiques de Microsoft, nous sommes en mesure de vous offrir une solution qui va faire réellement la différence.

Contrairement aux autres produits du marché, Fast Close by CODA adresse un aspect vital et prépondérant de la clôture – qui est un processus complexe qui nécessite de :

• Faire collaborer de nombreuses personnes, souvent sur des sites distants
• Collecter et vérifier les données
• Et de (re)saisir et de (re)formater…

A moins que ces sujets soient identifiés et résolus, la clôture mensuelle sera toujours consommatrice de ressources pour les services financiers.

Fast Close by CODA est parfaitement intégré à SAP NetWeaver® Portal et exploite les technologies les plus éprouvées et les plus courantes de Microsoft (en particulier SharePoint®, Outlook and InfoPath®) afin de :

• fournir les outils d’une collaboration efficace entre les parties prenantes en période de clôture
• rationaliser, automatiser et intégrer tous les processus de la clôture de fin de mois
• combler le fossé qui existe entre les systèmes informatiques de base et des données souvent disséminées dans toute l’entreprise

La clôture est une excellente illustration de la façon dont CODA-Control Manager peut être exploité pour automatiser et rationaliser des tâches courantes et répétitives dans la plupart des organisations. Pouvoir exécuter plus rapidement ces tâches bénéficie directement à la fonction elle-même, en libérant vos collaborateurs pour d’autres tâches. En outre, avec CODA-Control Manager, toute l’entreprise dispose d’un accès plus rapide à l’information, véritable aide à la décision.

Ainsi, avec notre outil, vous avez la garantie que vos équipes passent moins de temps à calculer votre résultat net et plus de temps à l’augmenter !

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Fast Close – la clôture rapide sous contrôle total

Mieux gérer et exécuter les procédures fondamentales de votre entreprise

La clôture des comptes est la base du reporting, qu’il soit financier, stratégique ou règlementaire. C’est aussi la clé de voute des autres activités de l’entreprise, comme par exemple la gestion de la performance, la conformité ou la gouvernance d’entreprise.

Sarbanes-Oxley, IFRS et Bâle II ont posé les jalons d’un reporting plus fiable, au travers de procédures cohérentes, reproductibles et totalement « orientées-qualité ». Il n’est désormais plus possible de jeter des chiffres sur le papier et de courir après les écarts en réalisant des contrôles de dernière minute...
Si vous regardez ce qui se passe pendant une clôture de fin de mois typique, vous vous apercevez rapidement que cette opération impacte bien plus que le service comptable et financier de l’entreprise, puisque les comptables « traquent » des individus dans toute l’entreprise pour contrôler et re-contrôler que :

• Les relevés de vente, les factures, les feuilles de temps etc… ont bien été produits et saisis
• Les ventes te les stocks ont été correctement comptabilisés
• Les chiffres sont justes
• Que les chiffres sont vraiment corrects
• Etc…etc… etc…

Plus l’entreprise est grande et complexe et le temps passé et l’inefficacité sont importants…

Tout comme la capacité à rassembler les informations en provenance des autres fonctions, la gestion des autorisations nécessaires pour obtenir tous les chiffres est un autre élément important de la clôture (par exemple le provisionnement des créances douteuses doit être signé du directeur général ou du directeur financier). Fast Close by CODA gère l’ensemble de ces éléments et vous offre un programme efficace pour y parvenir.

Avec Fast Close by CODA, les utilisateurs des solutions SAP® ont l’assurance que chaque procédure est entièrement définie et documentée. Ainsi, vous disposez d’une approche cohérente et d’une réelle visibilité, pour identifier, au fil du temps les zones d’inefficacité et les goulots d’étrangement, et ainsi élaborer des solutions pour les traiter.

Fast Close by CODA  permet également au contrôleur de gestion d’établir un calendrier pour la clôture (afin de définir par exemple quand arrêter la saisir des écritures, quand calculer la position des fournisseurs et celles des créances douteuses, quand effectuer le calcul des charges à payer et les produits à recevoir…) en prenant en compte la façon dont les tâches s’impactent entre elles.

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Accédez à un nouveau niveau de collaboration, d’automatisation, de reproduction et de contrôle pour votre clôture

Notre système de gestion des tâches – spécialement développé par CODA – pilote et coordonne les procédures, assurant ainsi que tous les processus disparates soient regroupés en un seul endroit. Le site web, partagé et sécurisé, reflète de façon dynamique les données de votre système comptable et génère automatiquement des formulaires aussi bien pour les activités  régulières rattachées à la période de clôture mais aussi pour toute intervention exceptionnelle et cela dès que cela se produit.

Les tâches peuvent dépendre de valeurs fournies par vos applications comptables SAP® ou peuvent proposer des valeurs par défaut et qui seront ensuite revues. Les résultats – qu’ils soient calculés ou revus – peuvent être imputés en retour directement dans les résultats consolidés. Un important pas en avant par rapport aux systèmes actuels de workflow souvent un peu simplistes…

Avec Fast Close by CODA, vous pouvez spécifier les tâches mais aussi les séquences selon lesquelles elles doivent se dérouler. Les formulaires sont automatiquement adressés aux managers concernés pour les encourager à une exécution rapide.

Quand la tâche est complétée et approuvée par le département responsable, les données appropriées sont automatiquement imputées dans les livres (lorsque cela s’y prête) et le site web de clôture de la période est mis à jour en conséquence. Si la tâche a des dépendances avec d’autres, son exécution va également déclencher la nouvelle tâche ou d’autres tâches dans l’ordre prévu.

Vos procédures financières vont désormais être :

• Plus facilement identifiables et plus transparentes : Fast Close by CODA planifie chaque processus financier et génère automatiquement un site web sécurisé et partagé, permettant  à chacun de voir les informations propres à chaque procédure (en fonction des droits d’accès et du rôle de l’utilisateur). Cela inclut les détails concernant les personnes impliquées aussi bien que les tâches, les statuts et tous les documents attachés.

• Duplicables et ajustables : le point de départ, à chaque fois, est votre propre modèle de bonnes pratiques pour le processus concerné. Toutes les étapes sont mises en place, afin de chacun puisse procéder de la même façon à chaque fois – garantissant ainsi la cohérence. Ces étapes peuvent ainsi être parfaitement ajustées afin d’améliorer leur efficacité – sans avoir besoin de faire appel à des compétences informatiques spécifiques ou à vos spécialistes informatiques maison.
• Contrôlées et évolutives : chaque tâche peut être affectée à des responsables, avec des calendriers et des dépendances, tout en gardant les participants informés des saisies que l’on attend d’eux. Cela inclut bien entendu la génération d’emails  automatiques pour déclencher les actions des participants et la possibilité de contrôler à quel moment du processus a eu lieu chaque événement – cela permet par exemple de réaffecter une tâche, de gérer les absences...  Cette approche est particulièrement efficace pour gérer des procédures complexes qui nécessitent la collaboration d’un grand nombre de personnes.

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